Regulamin Organizacyjny Zakładu Gospodarki Lokalowej w Mikołowie

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§1

1. Regulamin organizacyjny, określa wewnętrzną organizację i zadania Zakładu Gospodarki Lokalowej, tryb pracy, ogólne obowiązki i kompetencje kierownika oraz szczegółowe zadania wchodzących w jego skład komórek organizacyjnych.
2. Regulamin organizacyjny opracowano w oparciu o uchwałę nr XXX/440/2005 Rady Miejskiej Mikołowa z dnia 11 stycznia 2005 roku oraz Statut Zakładu Gospodarki Lokalowej.

§2

Zakład Gospodarki Lokalowej w Mikołowie działa na podstawie:

1. uchwały nr XXX/440/2005 Rady Miejskiej Mikołowa z dnia 11 stycznia 2005 roku w sprawie powołania jednostki budżetowej,
2. Statutu jednostki budżetowej pod nazwą "Zakład Gospodarki Lokalowej" i niniejszego regulaminu organizacyjnego.

§3

Zakład Gospodarki Lokalowej jest jednostką budżetową podległą Burmistrzowi Mikołowa.

§4

1. Zadaniem Zakładu Gospodarki Lokalowej jest administrowanie gminnym zasobem lokalowym oraz przyległymi do nich terenami.
2. Do zadań Zakładu należy w szczególności:
   1. realizacja polityki mieszkaniowej gminy,
   2. prowadzenia całości spraw związanych z rozliczeniem lokali mieszkalnych,
   3. prowadzenie spraw związanych z rozliczeniem lokali użytkowych,
   4. prowadzenie windykacji należności,
   5. dokonywanie okresowych przeglądów technicznych budynków i lokali mieszkalnych,
   6. ustalenie potrzeb remontowych,
   7. sporządzanie planów remontowych,
   8. zlecanie wykonawstwa robót remontowych,
   9. sprawowanie nadzoru nad remontami,
   10. dokonywanie odbioru robót,
   11. prowadzenie innych spraw związanych z administrowaniem budynków z lokalami mieszkalnymi i lokalami użytkowymi,
   12. organizowanie i prowadzenie przetargów na lokale użytkowe,
   13. prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą mieszkań komunalnych.

§5

1. Zakład Gospodarki Lokalowej prowadzi działalność na zasadach jednostki budżetowej.
2. Dla realizacji zadań, o których mowa w §4 Zakład Gospodarki Lokalowej dokonuje czynności faktycznych i prawnych w tym zakresie.
3. Finansowanie jednostki regulują odrębne przepisy.

Rozdział II
Kierownictwo zakładu

§6

1. Zakładem Gospodarki Lokalowej kieruje oraz reprezentuje go na zewnątrz Kierownik Zakładu.
2. Kierownik Zakładu podlega bezpośrednio Burmistrzowi Mikołowa.

§7

1. Kierownik Zakładu zarządza Zakładem, określa kierunki pracy Zakładu, wykonywania zadań na podstawie obowiązujących przepisów, zadań planowanych oraz poleceń Burmistrza Mikołowa.
2. Kierownik Zakładu wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 przy pomocy Zastępcy Kierownika jednostki ds. technicznych i Głównego Księgowego.
3. Kierownika Zakładu w czasie jego nieobecności zastępuje Zastępca Kierownika jednostki ds. technicznych lub Główny Księgowy.

§8

1. Do Kierownika Zakładu należy podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć i decyzji zapewniających prawidłową pracę Zakładu, a w szczególności:
   1. zarządza całością pracy Zakładu,
   2. reguluje sprawy organizacyjne w ramach kompetencji wynikających z odpowiednich przepisów i regulaminów organizacyjnych,
   3. wydaje zarządzenia obowiązujące wszystkich pracowników Zakładu, decyzji zarządzenia dotyczące całokształtu gospodarki Zakładu,
   4. reguluje sprawy ze stosunku pracy oraz dyscypliny pracy pracowników Zakładu,
   5. zatwierdza wnioski do projektów planów i sprawozdań przedkładanych burmistrzowi,
   6. dokonuje podziału zadań na poszczególne komórki Zakładu,
   7. zawiera umowy o pracę oraz podejmuje decyzje wynikające ze stosunku pracy i dyscypliny pracy,
   8. reprezentuje jednostkę wobec organów administracji państwowej i samorządowej oraz sądów w zakresie zleconym przez Burmistrza Mikołowa.
2. Kierownik Zakładu wraz z Zastępcą Kierownika ds. Technicznych, Głównym Księgowym ponoszą odpowiedzialność za sprawne wykonywanie zadań Zakładu oraz wytycznych i uchwał Rady Miejskiej oraz zarządzeń Burmistrza Mikołowa.

§9

1. Zastępca Kierownika Zakładu kieruje w imieniu Kierownika określoną działalnością Zakładu oraz nadzoruje prace podporządkowanych mu komórek organizacyjnych.
2. Zastępca Kierownika ponosi pełną odpowiedzialność za realizację zadań w ramach uprawnień i kompetencji.
3. W czasie nieobecności Zastępcy Kierownika Zakładu zastępstwo pełni pracownik wskazany przez zastępcę Kierownika Zakładu.

§10

1. Główny Księgowy prowadzi i koordynuje całokształt zagadnień ekonomiczno-finansowych Zakładu w zakresie:
   1. organizacja finansów i rachunkowości,
   2. wdrażania i doskonalenia wewnętrznego obiegu dokumentacji finansowej,
   3. kontroli wewnętrznej oraz ponosi odpowiedzialność za realizacje zadań Zakładu w wyżej wymienionym zakresie.
2. Do obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności:
   1. prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami Zakładu,
   2. prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisani i zasadami,
   3. analiza wykorzystywania środków przydzielonych z budżetu,
   4. dokonywania w ramach kontroli wewnętrznej:
      1. wstępnej bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków,
      2. wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych Zakładu oraz ich zmian,
      3. następnej kontroli operacji gospodarczych Zakładu stanowiących przedmiot księgowań,
   5. kierowania praca podległych komórek organizacyjnych oraz pracowników,
   6. opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Kierownika Zakładu dotyczących prowadzenia rachunkowości w szczególności:
      1. zakładowego planu kont,
      2. obiegu dokumentów (dowodów księgowych),
      3. zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji.
3. Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności zastępuje Zastępca Głównego Księgowego.

Rozdział III
Organizacja wewnętrzna zakładu

§11

W skład Zakładu Gospodarki Lokalowej wchodzą następujące komórki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska:

• Kierownik Zakładu
  1. Zastępca Kierownika Zakładu ds. Technicznych
     1. Sekcja Zamówień Publicznych
     2. Sekcja Nadzoru Budowlanego i Inwestycji
     3. Sekcja Remontów
  2. Główny Księgowy
     1. Zastępca Głównego Księgowego
     2. Sekcja finansowo-księgowa,
     3. Sekcja Czynszów i Windykacji,
     4. Sekcja Wspólnot Mieszkaniowych.
  3. Kierownik Administracji
     1. Sekcja Obsługi Technicznej
     2. Sekcja Zaopatrzenia
     3. Sekcja Rozliczania Mediów
     4. Rejony Administracyjne I, II, III.
  4. Kadry
  5. Sekretariat.

§12

1. Ustala się następujące podporządkowanie komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy.
   1. Kierownikowi Zakładu podlegają bezpośrednio:
      1. Główny Księgowy,
      2. Zastępca Kierownika Zakładu ds. Technicznych,
      3. Kierownik Administracji,
      4. Kadry,
      5. Sekretariat.
   2. Zastępcy Kierownika Zakładu ds. Technicznych podlegają:
      1. Sekcja Zamówień Publicznych,
      2. Sekcja Nadzoru Budowlanego i Inwestycji,
      3. Sekcja Remontów.
   3. Głównemu Księgowemu podlegają:
      1. Zastępca Głównego Księgowego,
      2. Sekcja finansowo-księgowa,
      3. Sekcja Czynszów i Windykacji,
      4. Sekcja Wspólnot Mieszkaniowych.
   4. Kierownikowi Administracji podlegają:
      1. Sekcja Obsługi Technicznej,
      2. Sekcja Zaopatrzenia,
      3. Sekcja Rozliczania Mediów,
      4. Rejony Administracyjne I, II, III.
2. Organizację strukturalną i sposób podporządkowania komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do regulaminu.

§13

1. W zależności od potrzeb jednostki mogą być tworzone inne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy.
2. Tworzenie dalszych komórek organizacyjnych Zakładu może nastąpić tylko w drodze zmiany regulaminu organizacyjnego.
3. Działem kieruje kierownik działu lub wyznaczony koordynator.

Rozdział IV
Komórki organizacyjne

§14

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Zakładu kierują praca tych komórek zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz decyzjami i poleceniami Kierownika Zakładu.
2. Do obowiązku kierownika komórki organizacyjnej Zakładu należy w szczególności:
   1. organizacja pracy komórki, zapewnianie pracownikom odpowiednich warunków pracy oraz nadzór nad terminowym załatwianiem spraw,
   2. merytoryczna i formalna ocena oraz wstępna aprobata projektów opracowań przedstawionych kierownikowi zakładu do zatwierdzenia i podpisu,
   3. właściwy pod względem fachowym dobór pracowników i ocena ich kwalifikacji,
   4. przestrzeganie oraz ogólny nadzór nad przestrzeganiem przez poszczególnych pracowników podstawowych obowiązków pracowniczych wynikających z obowiązujących przepisów ustawodawstwa pracy,
   5. wnioskowanie w sprawach wynikających ze stosunku pracy,
   6. opracowanie zagadnień w zakresie działania komórki oraz dokonywanie niezbędnych uprawnień na kierowanym i nadzorowanym odcinku pracy.

§15

1. W systemie pracy Zakładu obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa. Każdy pracownik podlega tylko jednemu zwierzchnikowi, od którego otrzymuje polecenia i przed którym odpowiada za wykonanie powierzonych zadań.
2. Do pracowników Zakładu Gospodarki Lokalowej w zakresie ich praw i obowiązków stosuje się przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz. U. nr 223 poz. 1458) o pracownikach samorządowych.

§16

Zarządzenia i decyzje o podstawowym znaczeniu dla Zakładu wydaje i podpisuje Kierownik, w przypadku jego nieobecności Zastępca ds. technicznych lub Główny Księgowy Zakładu.

§17

1. Komórka organizacyjna właściwa pod względem przedmiotowym w danej sprawie jest zobowiązana do ostatecznego jej załatwienia.
2. Jeżeli sprawa dotyczy zakresu działania kilku komórek, której zakres działania przeważa w danej sprawie lub, której zakres działania jest najbardziej zbliżony do przedmiotu sprawy.
3. Wszystkie komórki organizacyjne jednostki są zobowiązane do wzajemnej współpracy.

Rozdział V
Wspólny zakres działania oraz podstawowe zadania komórek organizacyjnych

§18

Do wspólnego zakresu działania komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1. przygotowanie planów, norm, wytycznych oraz sporządzanie analiz i wniosków niezbędnych dla Kierownika jednostki,
2. opracowanie zagadnień związanych z przygotowaniem jednostki do potrzeb obrony państwa oraz pracy w szczególnych warunkach,
3. sporządzanie sprawozdawczości statystycznej,
4. analiza wystąpień, jak również realizacja wniosków pokontrolnych,
5. zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej,
6. prowadzenie aktualnego zbioru przepisów prawnych dotyczących realizowanych przez jednostkę zadań oraz innych dokumentów wewnątrzorganizacyjnych.

§19

1. Kadry
   Do zakresu działań Kadr należy prowadzenie spraw pracowniczych w tym:
   1. sporządzanie umów o pracę,
   2. prowadzenie ewidencji zatrudnionych pracowników,
   3. aktualizowanie dokumentacji zatrudnionych pracowników,
   4. kontrola dyscypliny pracy,
   5. sporządzanie sprawozdań z zakresu zatrudnienia,
   6. ustalanie i kontrola należnych pracownikom świadczeń,
   7. prowadzenie zbioru aktualnych przepisów ustawodawstwa pracy.
2. Sekretariat
   Do zakresu działania Sekretariatu należy obsługa sekretarska kierownictwa jednostki, ewidencja korespondencji, przyjmowanie skarg a w szczególności:
   1. obsługa sekretariatu,
   2. przyjmowanie interesantów i rozmów telefonicznych,
   3. obsługa maszyn biurowych,
   4. prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
   5. nadawanie i pobieranie korespondencji,
   6. załatwianie skarg i wniosków.

§20
Dział Techniczny

1. Sekcja Zamówień Publicznych
   Do zakresu działania Sekcji Zamówień Publicznych należy:
   1. przygotowanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
   2. sporządzanie umów na roboty budowlano-montażowe z zachowaniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Sekcja Nadzoru Budowlanego i Inwestycyjnego
   Do zakresu działania Sekcji Nadzoru Budowlanego i Inwestycyjnego należy całokształt spraw związanych z ewidencją budynków, ich stanem technicznym, remontami i nadzorem nad nimi, a w szczególności:
   1. stały przegląd budynków pod względem stanu technicznego i bieżącego utrzymania,
   2. przyjmowanie i wyjaśnianie interwencji lokatorów w zakresie stanu technicznego i bieżącego utrzymania budynków,
   3. prowadzenie ewidencji budynków mieszkalnych i użytkowych,
   4. kwalifikowanie obiektów do remontu,
   5. kwalifikowanie remontów bieżących, średnich, kapitalnych,
   6. nadzór nad prowadzonymi remontami,
   7. sprawdzanie kosztorysów,
   8. kwalifikowanie poszczególnych robót dla celów dowartościowania budynków,
   9. uzyskiwanie zgody właścicieli lokali przed rozpoczęciem nieplanowanych robót budowlanych części wspólnych budynków wspólnot mieszkaniowych.
3. Sekcja Remontowa
   Do zakresu działań Sekcji Remontowej należy:
   1. prowadzenie dokumentacji komórek podległych zastępcy kierownika ds. technicznych,
   2. typowanie budynków do przeprowadzenia konserwacji i nadzór nad tymi robotami,
   3. prowadzenie książek obiektów,
   4. kosztorysowanie.

§21
Dział Administracji

1. Sekcja Obsługi Technicznej
   Do zakresu działań Sekcji Obsługi Technicznej należy całokształt obsługi bieżącej budynków, kotłowni oraz urządzeń stałych w budynkach, a w szczególności:
   1. usuwanie drobnych awarii i usterek zaistniałych w administrowanych budynkach,
   2. obsługa bieżąca urządzeń stałych w budynkach,
   3. kwalifikowanie do remontów oraz ustalanie zakresu i sposobu ich wykonania we współpracy z działem technicznym.
2. Administracja Budynków
   1. Do zakresu działania Administracji Budynków należy całokształt gospodarki lokalami mieszkalnymi i użytkowymi, a w szczególności:
      1. przygotowanie umów najmu, zamian lokali mieszkalnych,
      2. całościowa obsługa lokatorów,
      3. prowadzenie spraw eksmisji z lokali mieszkalnych i użytkowych,
      4. prowadzenie całości dokumentacji dotyczącej spraw lokalowych,
      5. realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem jednostki w artykuły biurowe i przemysłowe, prowadzenie ewidencji środków trwałych i nietrwałych, wyposażenia i odzieży roboczej.
   2. Administracja Budynków podzielona jest na trzy rejony, których granice określa załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
3. Sekcja Zaopatrzenia
   Do zakresu Działań Sekcji Zaopatrzenia należy zakup materiałów dla zapewnienia funkcjonowania Zakładu oraz wykonywania konserwacji budynków.
4. Sekcja Rozliczania Mediów
   Do zakresu Działań Sekcji Rozliczania Mediów należy rozliczenie zużycia energii elektrycznej, wody centralnego ogrzewania, śmieci, gazu w budynkach i lokalach użytkowych.

§22
Dział Księgowości

1. Sekcja Finansowo Księgowa
   Do zakresu działania Sekcji Finansowo Księgowej należy nadzór nad wszystkimi operacjami gospodarczymi, a w szczególności:
   1. ewidencja i realizacja rachunków i faktur,
   2. przyjmowanie wpłat czynszowych,
   3. opracowanie sprawozdań statystycznych,
   4. przygotowanie planów finansowych,
   5. windykacja należności,
   6. prowadzenie dokumentacji związanej ze sprzedażą lokali mieszkalnych.
2. Sekcja Czynszów i Windykacji
   Do zakresu działań Sekcji Czynszów i Windykacji należy:
   1. naliczanie czynszu dla najemców lokali mieszkalnych i użytkowych,
   2. prowadzenie spraw sądowych i komorniczych dot. Windykacji należności czynszowych,
   3. wystawianie faktur dla najemców lokali użytkowych,
   4. przygotowywanie sprawozdań z zakresu należności czynszowych,
   5. prowadzenie spraw i spisywanie umów dla najemców lokali użytkowych.
3. Sekcja Wspólnot Mieszkaniowych
   Do zakresu działania Sekcji Wspólnot Mieszkaniowych należy:
   1. organizacja zebrań wspólnot mieszkaniowych,
   2. przygotowanie planów gospodarczych,
   3. współpraca z zarządami wspólnot, właścicielami lokali mieszkalnych,
   4. nadzór nad prowadzeniem ewidencji, dokumentacji i rozliczeń, rejestracją wspólnot, rozliczeniem finansowym wspólnot, realizacja uchwał,
   5. rozliczanie zaliczek wspólnot mieszkaniowych,
   6. rozliczanie przekazanych zaliczek wspólnot nieadministrowanych przez Zakład Gospodarki Lokalowej.

§23

Zadania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz obrony cywilnej, obsługi prawnej są realizowane w formie prac zleconych instytucjom zewnętrznym.

Rozdział VI
Postanowienia końcowe

§27

1. Regulamin organizacyjny wchodzi w życie po upływie 14 dni od daty zapoznania się nim przez wszystkich pracowników Zakładu Gospodarki Lokalowej w Mikołowie.
2. Pracownicy potwierdzają zapoznanie się z regulaminem wpisaniem daty zapoznania i podpisem złożonym na oryginale Regulaminu.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego

Załącznik można pobrać ze strony w formacie  PDF (39 KB).

Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego

Załącznik można pobrać ze strony w formacie  PDF (79 KB).