Regulamin organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Mikołowie

I. Postanowienia ogólne

1. Podstawą prawną Regulaminu organizacyjnego Miejskiej Biblioteki Publicznej w Mikołowie zwanej dalej "biblioteką" jest statut nadany uchwałą nr XXXIII/449/2000 Rady Miejskiej Mikołowa z dnia 24 października 2000 roku.
2. Regulamin organizacyjny określa strukturę organizacyjną biblioteki, zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych i podstawowe obowiązki służbowe pracowników oraz pracowników na stanowiskach kierowniczych.
3. Wprowadza się:
   • graficzny schemat organizacyjny biblioteki jako aneks nr 1 do Regulaminu,
   • wykaz placówek biblioteki jako aneks nr 2 do Regulaminu,
   • wykaz podstawowych spraw zastrzeżonych do osobistej decyzji dyrektora jako aneks nr 3 do Regulaminu,
   • wykaz stałych komisji działających przy dyrektorze jako aneks nr 4 do Regulaminu.

II. Organizacja Biblioteki

1. Funkcjonowanie biblioteki opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Dla wykonania zadań tworzy się bibliotekę centralną, filie, działy, oddziały, samodzielne stanowiska pracy.
3. W skład biblioteki wchodzą:
   • Dyrektor,
   • Główny księgowy,
   • Stanowisko ds. gromadzenia i opracowania zbiorów,
   • Biblioteka centralna:
     • Wypożyczalnia główna,
     • Czytelnia,
     • Oddział dla dzieci i młodzieży,
   • Filie.

III. Zakres działania dyrektora

Dyrektor podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta, reprezentuje bibliotekę na zewnątrz, współpracuje z władzami administracyjnymi, organizacjami politycznymi i społecznymi oraz instytucjami. Dyrektor ponosi pełną odpowiedzialność za działalność biblioteki.

1. Do podstawowych zadań dyrektora należy:
   • opracowanie i realizacja planów działalności podstawowej i finansowej oraz sprawozdawczość w tym zakresie,
   • prawidłowa organizacja pracy, tworzenie struktur organizacyjnych,
   • koordynacja pracy dyrekcji oraz kierowników działów i filii,
   • decyzje osobowe i działania motywacyjne,
   • nadzór nad doskonaleniem zawodowym pracowników,
   • współpraca międzyinstytucjonalna,
   • kontakty z władzami samorządowymi, środowiskiem czytelniczym,
   • koordynacja promocji biblioteki w środowisku,
   • opracowanie strategii rozwoju sieci bibliotecznej,
   • racjonalna gospodarka majątkiem biblioteki.
2. W zakresie obsługi administracyjno-kadrowej do zadań dyrektora należy:
   • rozbudowa i modernizacja bazy bibliotecznej,
   • remonty bieżące i kapitalne,
   • zaopatrywanie bibliotek w sprzęt, materiały i odzież ochronną oraz kontrola ich wykorzystania,
   • konserwacja sprzętu,
   • ewidencja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych,
   • zabezpieczenie ochrony mienia oraz kontrola oszczędnego gospodarowania energią, materiałami i sprzętem,
   • organizacja transportu,
   • zabezpieczenie właściwej ochrony przeciwpożarowej obiektów,
   • zabezpieczenie odpowiednich warunków bhp,
   • organizowanie szkoleń pracowników w zakresie bhp i przeciwpożarowym,
   • prowadzenie sekretariatu,
   • obsługa narad, odpraw, konferencji itp.,
   • prowadzenie archiwum zakładowego,
   • załatwianie formalności związanych z przyjmowaniem, awansowaniem, przeszeregowaniem, przenoszeniem, zwalnianiem, odznaczaniem, nagradzaniem i karaniem pracowników,
   • prowadzenie akt osobowych pracowników,
   • planowanie zatrudnienia i osobowego funduszu płac,
   • prowadzenie dokumentacji ruchu służbowego (listy obecności, roczne plany urlopów itp.),
   • kontrola dyscypliny pracy,
   • przyjmowanie, ewidencjonowanie i przestrzeganie terminowości w załatwianiu skarg i wniosków pracowników,
   • załatwianie spraw związanych z wyjazdami i przyjazdami służbowymi,
   • prowadzenie spraw socjalno-bytowych,
   • organizowanie imprez okolicznościowych.
3. W zakresie instruktażu do zadań dyrektora należy:
   • instruktaż i kontrola w agendach centrali i filiach bibliotecznych własnej sieci w zakresie organizacji zbiorów, udostępniania i pracy z czytelnikiem,
   • prowadzenie różnych form doskonalenia zawodowego dla pracowników,
   • organizacja praktyk dla nowo zatrudnionych pracowników oraz praktyk wakacyjnych dla uczniów i studentów,
   • konsultacja w sprawach organizacji i działalności bibliotek innych typów na indywidualne zapotrzebowanie,
   • współpraca z innymi bibliotekami (Biblioteka Śląska w Katowicach, Powiatowa i Miejska Biblioteka Publiczna w Łaziskach Górnych).
4. Dyrektor rozstrzyga i podejmuje decyzje w sprawach zastrzeżonych w aneksie nr 3.
5. Dyrektor może upoważnić kierowników komórek organizacyjnych lub innych pracowników do podejmowania decyzji i rozstrzygnięć nie określonych niniejszym Regulaminem.
6. W razie nieobecności dyrektora zastępuje go pracownik do tego upoważniony.

IV. Podstawowe obowiązki służbowe pracowników na stanowiskach kierowniczych

Na czele komórek organizacyjnych stoją kierownicy, którzy kierują ich pracą i odpowiadają przed dyrektorem za powierzony im majątek, właściwą organizację pracy oraz należyte wykonywanie zadań.

Do zadań kierownika należy:

• organizowanie pracy oraz podejmowanie inicjatyw zmierzających do jej usprawnienia,
• nadzór nad właściwym spełnianiem obowiązków przez pracowników w zakresie zagadnień merytorycznych i dyscypliny pracy,
• wydawanie poleceń służbowych podległym sobie pracownikom,
• nadzór nad przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego w zakresie skarg i wniosków czytelników,
• sporządzanie okresowych planów pracy oraz sprawozdań z działalności,
• udział w merytorycznych pracach danej komórki organizacyjnej zgodnie z indywidualnym zakresem czynności,
• zaznajamianie się z obowiązującymi przepisami i przekazywanie ich do wiadomości podległym pracownikom,
• przestrzegania zasad oszczędnego i efektywnego gospodarowania,
• wykonywania innych czynności zleconych przez dyrektora.

V. Zakresy działania komórek organizacyjnych

A. Stanowisko ds. Gromadzenia i opracowania zbiorów

Do zadań należy:

1. w zakresie gromadzenia:
   • ustalanie zasad doboru wszelkich materiałów bibliotecznych zgodnie z przyjętym kierunkiem gromadzenia podyktowanym potrzebami środowiska czytelniczego,
   • udział w pracach Komisji ds. zakupu zbiorów,
   • udział w pracach Komisji ds. selekcji zbiorów,
   • uzupełnianie zbiorów biblioteki centralnej i jej filii, drogą zakupu, darów, wymiany, depozytu,
   • gromadzenie zbiorów dla placówek przewidzianych do uruchomienia zgodnie z planem rozwoju sieci,
   • ewidencja sumaryczna i szczegółowa zbiorów,
   • ustalanie ilościowych i jakościowych kryteriów rozdziału nabywanych materiałów bibliotecznych; ich przekazywanie poszczególnych filiom sieci,
   • prenumerata czasopism,
   • uzgadnianie z działem Głównym Księgowym stanów ilościowych i wartościowych i wartościowych zbiorów całej sieci,
   • prowadzenie katalogu centralnego elektronicznego i kartotek pomocniczych,
2. w zakresie opracowania:
   • ustalanie zasad dotyczących opracowania zbiorów,
   • opracowanie formalne i rzeczowe zbiorów dla całej sieci zgodnie z obowiązującymi normami,
   • prowadzenie komputerowej bibliograficznej bazy danych zbiorów bibliotecznych całej sieci,
3. realizacja praktyk studentów bibliotekoznawstwa i innych kierunków studiów w zakresie zagadnień objętych zadaniami działu i innych.

B. Biblioteka centralna i filie

Biblioteka centralna jest ośrodkiem koordynacyjnym dla sieci bibliotecznej obsługującej teren Gminy Mikołów.

Zadaniem biblioteki centralnej w zakresie udostępniania jest zaspokajanie potrzeb czytelniczych mieszkańców środowiska, w którym działa oraz nietypowych (poszerzonych) potrzeb czytelniczych mieszkańców całego miasta.

W skład biblioteki centralnej wchodzą:

1. Czytelnia ogólna,
2. Wypożyczalnia główna,
3. Oddział dla dzieci i młodzieży.

Wypożyczalnia główna i Czytelnia ogólna są przystosowane do obsługi czytelników powyżej 15 lat.

Oddział dla dzieci i młodzieży jest przeznaczony do obsługi czytelniczej dzieci i młodzieży w wieku do 15 lat.

Do zadań Czytelni ogólnej należy:

• udostępnianie materiałów bibliotecznych zgodnie z obowiązującym regulaminem,
• udzielanie informacji bibliotecznych, bibliograficznych i rzeczowych użytkownikom indywidualnym i zbiorowym (ustnie, telefonicznie, pisemnie),
• rejestracja i ewidencja pobytu użytkownika w czytelni (rejestr odwiedzin),
• ewidencja ruchu wykorzystania zbiorów na podstawie pisemnych zamówień (rewersów),
• prowadzenie katalogów kartkowych i kartotek pomocniczych,
• obsługa stanowiska internetowego,
• świadczenie usług ksero na rzecz czytelników biblioteki i osób z zewnątrz,
• sporządzanie zestawów bibliograficznych dla potrzeb czytelników, instytucji, organizacji,
• bieżąca akcesja czasopism,
• propagowanie zbiorów biblioteki oraz zakresu i rodzaju świadczonych usług w szczególności przez:
  • opracowanie informacji dla prasy, radia i TVP itp.,
  • obsługę wycieczek zbiorowych w bibliotece centralnej, prowadzenie lekcji bibliotecznych i innych zajęć z zakresu bibliografii i informacji,
  • przygotowanie materiałów do wystaw bibliotecznych organizowanych na terenie biblioteki i poza nią,
  • opracowywanie materiałów popularyzujących bibliotekę i jej działalność (informatory, foldery, afisze itp.),
  • współpraca z innymi bibliotekami i ośrodkami informacji w zakresie działalności informacyjno-bibliograficznej,
  • udział w Komisji ds. zakupu zbiorów.

Do podstawowych zadań Wypożyczalni głównej i Oddziału dla dzieci i młodzieży należy:

1. w zakresie gromadzenia i opracowania zbiorów:
   • zbieranie i opiniowanie dezyderatów czytelniczych i przekazywanie ich pracownikowi na stanowisku ds. Gromadzenia i opracowania zbiorów,
   • przyjmowanie książek z Gromadzenia i opracowania zbiorów oraz innego rodzaju nabytków,
   • przysposobienie techniczne zbiorów,
   • wycofywanie książek według zaleceń Komisji ds. selekcji zbiorów,
2. w zakresie udostępniania:
   • rejestracja czytelników,
   • udostępnianie zbiorów prezencyjnie i na zewnątrz,
   • dopożyczanie i wypożyczanie zbiorów z placówek własnej sieci,
   • organizowanie i prowadzenie upowszechniania czytelnictwa (wystawy, wystawki, lekcje biblioteczne, konkursy i inne),
   • współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi biblioteki,
   • współpraca z innymi bibliotekami, szkołami, organizacjami oraz instytucjami i stowarzyszeniami kulturalnymi oraz oświatowymi,
3. w zakresie administracji:
   • prowadzenie dziennika statystycznego, sporządzanie sprawozdań statystycznych miesięcznych,
   • sporządzanie rocznych planów pracy oraz sprawozdań z działalności,
   • prowadzenie postępowania o zwrot książek od czytelników,
   • pobieranie opłat regulaminowych,
   • przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych,
   • zgłaszanie wniosków w sprawie remontu lokalów oraz naprawy sprzętu i urządzeń do dyrektora,
   • troska o estetykę pomieszczeń.

Filia biblioteczna stanowi komórkę organizacyjną biblioteki centralnej zlokalizowaną poza jej obrębem; służy przede wszystkim mieszkańcom sołectwa lub dzielnicy, na terenie której działa. Filia świadczy usługi na rzecz czytelnika dziecięcego i dorosłego zgodnie z obowiązującym regulaminem.

Do podstawowych zadań filii należy:

1. w zakresie gromadzenia i opracowania zbiorów:
   • zbieranie i opiniowanie dezyderatów czytelniczych i przekazywanie ich kierownikowi ds. gromadzenia i opracowania zbiorów,
   • prowadzenie ewidencji szczegółowej wpływów i ubytków oraz stosownej dokumentacji,
   • przysposobienie techniczne zbiorów,
   • bieżąca akcesja czasopism,
   • prowadzenie katalogów i ich melioracja,
   • prowadzenie kart stanu jakościowego i wartościowego zbiorów oraz uzgadnianie wartości majątkowej,
2. w zakresie udostępniania:
   • rejestracja czytelników,
   • udostępnianie zbiorów prezencyjne i na zewnątrz,
   • dopożyczanie i wypożyczanie zbiorów z placówek własnej sieci,
   • udzielanie informacji indywidualnych i zbiorowych oraz ich ewidencja,
   • organizowanie i prowadzenie upowszechniania czytelnictwa (wystawy, wystawki, lekcje biblioteczne, konkursy i inne),
   • współpraca z innymi bibliotekami, i szkołami,
3. w zakresie administracji:
   • prowadzenie dziennika statystycznego,
   • sporządzanie sprawozdań statystycznych miesięcznych i rocznych GUS,
   • sporządzanie rocznych planów pracy oraz sprawozdań z działalności,
   • prowadzenie postępowania o zwrot książek od czytelników,
   • pobieranie opłat regulaminowych,
   • zabezpieczenie mienia, urządzeń i pomieszczeń,
   • przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych,
   • zgłaszanie wniosków w sprawie remontu lokalów oraz naprawy sprzętu i urządzeń do dyrektora,
   • troska o estetykę pomieszczeń,
4. zadania filii szpitalnej:
   • udział w doborze i gromadzeniu książek, czasopism, ewentualnie innych zbiorów o tematyce i formie dostosowanej do kulturalnych i zdrowotnych potrzeb pacjentów i/lub personelu szpitala,
   • udostępnianie zbiorów na miejscu oraz systematyczne, w ustalonym terminie, dostarczanie książek do łóżek pacjentom leżącym,
   • upowszechnianie czytelnictwa przez stosowanie różnych form informacji o książce; realizacja wybranych form oświatowych dostosowanych do potrzeb środowiska ludzi chorych,
   • współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi szpitala.

C. Stanowisko Głównego Księgowego

Zajmuje się obsługą finansowo-księgową biblioteki.

Do zadań Głównego Księgowego należy:

• prowadzenie księgowości zgodnie z przepisami obowiązującymi jednostki organizacyjne resortu kultury i sztuki,
• organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych,
• przechowywanie i zabezpieczenie ksiąg i dokumentów oraz środków pieniężnych,
• opracowanie projektów planu finansowego,
• sporządzanie sprawozdań i analiz ekonomiczno-finansowych,
• kontrolowanie gospodarki materiałowej,
• przedkładanie dyrektorowi okresowych analiz dotyczących spraw finansowych,
• sporządzanie list: płac i wynagrodzeń oraz innych świadczeń pieniężnych dla pracowników,
• załatwianie spraw ubezpieczeniowych, rentowych, wniosków o emeryturę oraz wydawanie zaświadczeń w związku z zatrudnienie,
• prowadzenie sprawozdawczości GUS dotyczącej zatrudnienia.

VI. Kolegium Biblioteczne

W skład Kolegium wchodzą: dyrektor jako przewodniczący, powołani przez dyrektora kierownicy komórek organizacyjnych.

Do zadań Kolegium należy:

1. opiniowanie programów działania biblioteki,
2. opiniowanie planów rozwoju sieci,
3. okresowa ocena wyników działalności biblioteki,
4. opiniowanie polityki gromadzenia zbiorów,
5. opiniowanie programów doskonalenia zawodowego bibliotekarzy,
6. ocena funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych,
7. opiniowanie wybranych problemów polityki kadrowej (obsadzanie stanowisk kierowniczych, polityka zatrudnienia, wnioski o odznaczenie).

VII. Przepisy końcowe

Zmiany w Regulaminie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.

Aneks nr 2 do Regulaminu

Wykaz placówek

1. Biblioteka centralna - Mikołów, ul. Rynek 19.
2. Filia nr 1 Mokre - Mikołów, ul. Miodowa 3.
3. Filia nr 2 Paniowy - Mikołów, ul. Wolności 10.
4. Filia nr 3 Bujaków - Mikołów, ul. F. Górka 60.
5. Filia nr 4 Szpital - Mikołów, ul. Okrzei 31.
6. Filia nr 5 Kamionka - Mikołów, ul. Katowicka 122.
7. Filia nr 6 Borowa Wieś - Mikołów, ul. Gliwicka 367.
8. Filia nr 7 Śmiłowice - Mikołów, ul. Kawalca 55.

Aneks nr 3 do Regulaminu

Wykaz podstawowych spraw zastrzeżonych do osobistej decyzji dyrektora

1. Wydawanie zarządzeń i decyzji.
2. Podejmowanie decyzji w sprawie odpowiedzialności służbowej.
3. Zatwierdzanie regulaminu organizacyjnego biblioteki.
4. Tworzenie i łączenie działów oraz ustalanie ich organizacji wewnętrznej.
5. Powoływanie i odwoływanie kierowników działów, oddziałów, samodzielnych stanowisk pracy, kierowników filii.
6. Zatrudnianie, zwalnianie, awansowanie pracowników.
7. Podział etatów i funduszu płac.
8. Opiniowanie pracowników.
9. Występowanie z wnioskami o odznaczenia, przyznawanie wyróżnień i nagród.
10. Rozpatrywanie skarg i wniosków pracowników.
11. Udzielanie pracownikom zezwoleń na dodatkowe zatrudnienie.
12. Udzielanie urlopów pracowniczych kadrze kierowniczej oraz zatwierdzanie rocznych planów urlopów.
13. Przyznawanie stypendiów fundowanych.
14. Opiniowanie i planowanie zamierzeń inwestycyjnych, remontów kapitalnych i bieżących.
15. Podejmowanie decyzji dotyczących skarg i wniosków czytelników.
16. Powoływanie komisji oraz ustalanie ich składów osobowych.

Aneks nr 4 do Regulaminu

Wykaz stałych komisji działających przy dyrektorze

1. Kolegium biblioteki:
   1. Bożena Holeczek,
   2. Ilona Damecka,
   3. Mariola Tomiczek.
2. Komisja ds. zakupu zbiorów:
   1. Anna Wojtkowska,
   2. Jolanta Świderska,
   3. Anna Chrapek.
3. Komisja ds. selekcji zbiorów:
   1. Anna Wojtkowska,
   2. Małgorzata Kandziora,
   3. Jolanta Świderska.
4. Komisja skontrowa:
   1. Anna Wojtkowska,
   2. Małgorzata Kandziora,
   3. Anna Chrapek.
5. Komisja ds. inwentaryzacji przedmiotów trwałych i nietrwałych:
   1. Ilona Damecka,
   2. Anna Wojtkowska,
   3. Małgorzata Kandziora.
6. Komisja likwidacyjna:
   1. Anna Wojtkowska,
   2. Jolanta Świderska,
   3. Lidia Janiczek.