Regulamin Organizacyjny Zakładu Gospodarki Lokalowej w Mikołowie

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§1

1. Regulamin organizacyjny określa wewnętrzną organizację i zadania Zakładu Gospodarki Lokalowej, tryb pracy, ogólne obowiązki i kompetencje kierownictwa oraz szczegółowe zadania wchodzących w jego skład komórek organizacyjnych.
2. Regulamin organizacyjny opracowano w oparciu o uchwałę nr XXX/440/2005 Rady Miejskiej Mikołowa z dnia 11 stycznia 2005 r. oraz Statutu Zakładu Gospodarki Lokalowej.

§2

Zakład Gospodarki Lokalowej w Mikołowie działa na podstawie:

1. uchwały nr XXX/440/2005 Rady Miejskiej Mikołowa z dnia 11 stycznia 2005 r. w sprawie powołania jednostki budżetowej,
2. statutu jednostki budżetowej pod nazwą "Zakład Gospodarki Lokalowej",
3. niniejszego regulaminu organizacyjnego.

§3

Zakład Gospodarki Lokalowej jest jednostką budżetową podległą Burmistrzowi Mikołowa

§4

1. Zadaniem Zakładu Gospodarki Lokalowej jest administrowanie gminnym zasobem lokalowym oraz przyległymi do nich terenami.
2. Do zadań Zakładu należy w szczególności:
   1. realizacja polityki mieszkaniowej gminy,
   2. prowadzenie całości spraw związanych z rozliczeniem lokali mieszkalnych,
   3. prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem lokali użytkowych,
   4. prowadzenie windykacji należności,
   5. dokonywanie okresowych przeglądów technicznych budynków i lokali mieszkalnych,
   6. ustalenie potrzeb remontowych,
   7. sporządzanie planów remontowych,
   8. zlecanie wykonawstwa robót remontowych,
   9. sprawowanie nadzoru nad remontami,
   10. dokonywanie odbioru robót,
   11. utrzymywanie w należytym stanie pomieszczeń ogólnego użytku, podwórek, chodników, terenów zielonych, śmietników,
   12. prowadzenie innych spraw związanych z administrowaniem budynków z lokalami mieszkaniami i lokalami użytkowymi.

§5

1. Zakład Gospodarki Lokalowej prowadzi działalność na zasadach jednostki budżetowej.
2. Dla realizacji zadań, o których mowa w §4 Zakład Gospodarki Lokalowej dokonuje czynności faktycznych i prawnych w tym zakresie.
3. Finansowanie jednostki regulują odrębne przepisy.

Rozdział II
Kierownictwo zakładu

§6

1. Zakładem Gospodarki Lokalowej kieruje oraz reprezentuje go na zewnątrz Kierownik jednostki.
2. Kierownik jednostki podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta Mikołów.

§7

1. Kierownik jednostki zarządza Zakładem, określa kierunki pracy Zakładu, wykonywania zadań na podstawie obowiązujących przepisów, zadań planowych oraz poleceń Burmistrza Mikołowa.
2. Kierownik jednostki wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 przy pomocy Zastępcy Kierownika jednostki ds. technicznych, Głównego Księgowego oraz Zastępcy Kierownika jednostki ds. wspólnot mieszkaniowych.
3. Kierownika Zakładu w czasie jego nieobecności zastępuje Zastępca Kierownika jednostki ds. technicznych lub Główny Księgowy.

§8

1. Do Kierownika jednostki należy podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć i decyzji zapewniających prawidłową pracę Zakładu, a w szczególności:
   1. zarządza całością pracy Zakładu,
   2. reguluje sprawy organizacyjne w ramach kompetencji wynikających z odpowiednich przepisów i regulaminów organizacyjnych,
   3. wydaje zarządzenia obowiązujące wszystkich pracowników jednostki, decyzje i zarządzenia dotyczące całokształtu gospodarki Zakładu,
   4. reguluje sprawy ze stosunku pracy oraz dyscypliny pracy pracowników ZGL,
   5. zatwierdza wnioski do projektów planów i sprawozdań przedkładanych burmistrzowi,
   6. dokonuje podziału zadań i środków na poszczególne komórki jednostki,
   7. zawiera umowy o pracę oraz podejmuje decyzje wynikające ze stosunku pracy i dyscypliny pracy,
   8. reprezentuje jednostkę wobec organów administracji państwowej i samorządowej oraz sądów w zakresie zleconym przez Burmistrza.
2. Kierownik jednostki wraz z Zastępcą Kierownika ds. technicznych, Głównym Księgowym i Zastępcą Kierownika ds. wspólnot mieszkaniowych ponoszą odpowiedzialność za sprawne wykonywanie zadań jednostki oraz wytycznych i uchwał Rady Miejskiej oraz zarządzeń Burmistrza Mikołowa.

§9

1. Zastępca Kierownika jednostki kieruje w imieniu Kierownika określoną działalnością jednostki oraz nadzoruje pracę podporządkowanych mu komórek organizacyjnych.
2. Zastępca Kierownika ponosi pełną odpowiedzialność za realizację posiadanych uprawnień i kompetencji.
3. W czasie nieobecności Zastępcy Kierownika jednostki zastępstwo pełni pracownik działu wyznaczany każdorazowo przez Kierownika jednostki.

§10

1. Główny Księgowy prowadzi i koordynuje całokształt zagadnień ekonomiczno-finansowych Zakładu w zakresie:
   1. organizacja finansów i rachunkowości,
   2. wdrażania i doskonalenia wewnętrznego obiegu dokumentacji finansowej,
   3. kontroli wewnętrznej oraz ponosi odpowiedzialność za realizację zadań jednostki w wyżej wymienionym zakresie.
2. Do obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności:
   1. prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
   2. prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
   3. analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu,
   4. dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
      1. wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków,
      2. wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostki oraz ich zmian,
      3. następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki stanowiących przedmiot księgowań,
   5. kierowanie pracą podległych komórek organizacyjnych oraz pracowników,
   6. opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności:
      1. zakładowego planu kont,
      2. obiegu dokumentów (dowodów księgowych),
      3. zasad prowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.
3. Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony przez Kierownika jednostki pracownik działu.

Rozdział III
Komórki organizacyjne

§11

1. W skład Zakładu Gospodarki Lokalowej wchodzą następujące komórki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska:
   1. Z-ca Kierownika jednostki ds. technicznych,
   2. Główny Księgowy,
   3. Z-ca Kierownika jednostki ds. wspólnot mieszkaniowych,
   4. Zespół zamówień publicznych,
   5. Zespół nadzoru budowlanego,
   6. Zespół Obsługi Mieszkańców, w skład którego wchodzą:
      1. Obsługa Techniczna,
      2. Zaopatrzenie,
      3. Technik budowlany,
      4. Administracja Budynków,
   7. Specjalista ds. Kadr i Sekretariat,
   8. Zespół czynszy i windykacji,
   9. Zespół Finansowo Księgowy,
   10. Zespół Rozliczeń Wspólnot,
   11. Kasa Główna.

§12

1. Ustala się następujące podporządkowanie komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy:
   1. Kierownikowi jednostki podlega bezpośrednio:
      1. Z-ca Kierownika jednostki ds. technicznych,
      2. Główny Księgowy,
      3. Z-ca Kierownika jednostki ds. wspólnot mieszkaniowych,
      4. Zespół obsługi mieszkańców,
      5. Specjalista ds. Kadr i Sekretariat,
   2. Zastępcy Kierownika jednostki ds. technicznych podlegają:
      1. Zespół zamówień publicznych,
      2. Zespół nadzoru budowlanego,
   3. Głównemu Księgowemu podlegają:
      1. Dział Finansowo-Księgowy,
      2. Kasa Główna,
      3. Zespół czynszów i windykacji,
      4. Zespół rozliczeń wspólnot.
2. Organizację strukturalną i sposób podporządkowania komórek i samodzielnych stanowisk pracy przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do regulaminu.

§13

1. W zależności od potrzeb jednostki mogą być tworzone inne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy.
2. Tworzenie dalszych komórek organizacyjnych jednostki może nastąpić tylko w drodze zmiany regulaminu organizacyjnego.
3. Działem kieruje kierownik działu, lub wyznaczony koordynator.

Rozdział IV
Kierownictwo komórek zakładu

§14

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Zakładu kierują pracą tych komórek zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz decyzjami i poleceniami Kierownika Zakładu.
2. Do obowiązku kierownika komórki organizacyjnej Zakładu należy w szczególności:
   1. organizacja pracy komórki, zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy oraz nadzór nad terminowym załatwieniem spraw,
   2. merytoryczna i formalna ocena oraz wstępna aprobata projektów opracowań przedstawianych kierownikowi zakładu do zatwierdzenia i podpisu,
   3. właściwy pod względem fachowym dobór pracowników i ocena ich kwalifikacji,
   4. przestrzeganie oraz ogólny nadzór nad przestrzeganiem przez poszczególnych pracowników podstawowych obowiązków pracowniczych wynikających z obowiązujących przepisów ustawodawstwa pracy,
   5. wnioskowanie w sprawach wynikających ze stosunku pracy,
   6. opracowywanie zagadnień w zakresie działania komórki oraz dokonywanie niezbędnych usprawnień na kierowanym i nadzorowanym odcinku pracy.
3. Kierownika komórki organizacyjnej w razie jego nieobecności zastępuje wyznaczony przez Kierownika Zakładu (Zastępcę) jeden z pracowników komórki.

Rozdział V
Tryb pracy komórek zakładu

§15

1. W systemie pracy jednostki obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa. Każdy pracownik podlega tylko jednemu zwierzchnikowi, od którego otrzymuje polecenia i przed którym odpowiada za wykonanie powierzonych zadań.
2. Do pracowników ZGL w zakresie ich praw i obowiązków stosuje się przepisy ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych.

§16

Zarządzenia i decyzje o podstawowym znaczeniu dla jednostki wydaje i podpisuje Kierownik jednostki, w przypadku jego nieobecności jego Zastępca ds. technicznych lub Główny Księgowy.

§17

1. Komórka organizacyjna właściwa pod względem przedmiotowym w danej sprawie jest zobowiązana do jej ostatecznego załatwienia.
2. W przypadku gdy sprawa dotyczy zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, właściwą (wiodącą) do jej załatwienia jest ta komórka, której zakres działania przeważa w danej sprawie lub której zakres działania jest najbardziej zbliżony do przedmiotu sprawy.
3. Wszystkie komórki organizacyjne jednostki są zobowiązane do wzajemnej współpracy.

Rozdział VI
Wspólny zakres działania oraz podstawowe zadania komórek organizacyjnych

§18

Do wspólnego zakresu działania komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1. przygotowywanie planów, norm, wytycznych oraz sporządzanie analiz i wniosków niezbędnych dla Kierownika jednostki,
2. opracowywanie zagadnień związanych z przygotowaniem jednostki do potrzeb obrony państwa oraz do pracy w warunkach szczególnych,
3. sporządzanie sprawozdawczości statystycznej,
4. analiza wystąpień pokontrolnych organów kontroli i innych organów państwowej kontroli zewnętrznej oraz przygotowywanie wyjaśnień, bądź udzielania odpowiedzi w przedmiocie tych wystąpień, jak również realizacja wniosków pokontrolnych,
5. zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej,
6. prowadzenie aktualnego zbioru przepisów prawnych dotyczących realizowanych przez jednostkę zadań oraz innych dokumentów wewnątrzorganizacyjnych.

§19
Sekretariat, Specjalista ds. Kadr

Do zakresu działania Sekretariatu należy obsługa sekretarska kierownictwa jednostki, ewidencja korespondencji, także spraw pracowniczych pracowników a w szczególności:

1. obsługa sekretariatu
2. przyjmowanie interesantów i rozmów telefonicznych
3. obsługa maszyn biurowych
4. prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
5. prowadzenie spraw pracowniczych, w tym:
   1. sporządzenie umów o pracę,
   2. prowadzenie ewidencji i akt osobowych zatrudnionych pracowników,
   3. sprawy dyscypliny pracy,
   4. zagadnienia zatrudnienia i sprawozdawczości w tym zakresie,
   5. świadczenia pracownicze,
6. prowadzenie zbioru aktualnych przepisów ustawodawstwa pracy oraz załatwianie skarg i wniosków.

§20
Zespół Zamówień Publicznych

Do zakresu działania Zespołu Zamówień Publicznych należy:

1. przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
2. sporządzenie umów na roboty budowlano-montażowe z zachowaniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych

§21
Zespół Nadzoru Budowlanego

Do zakresu działania Zespołu Nadzoru Budowlanego należy całokształt spraw związanych z ewidencją budynków, ich stanem technicznym, remontami i nadzorem nad nimi, a w szczególności:

1. stały przegląd budynków pod względem stanu technicznego i bieżącego utrzymania,
2. przyjmowanie i wyjaśnienie interwencji lokatorów w zakresie stanu technicznego i bieżącego utrzymania budynków,
3. prowadzenie ewidencji budynków mieszkalnych i użytkowych,
4. kwalifikowanie obiektów do remontu,
5. kwalifikowanie remontów bieżących, średnich, kapitalnych,
6. nadzór nad prowadzonymi remontami,
7. sprawdzanie kosztorysów,
8. kwalifikowanie poszczególnych robót dla celów dowartościowania budynków,
9. uzyskiwanie zgody właścicieli lokali przed rozpoczęciem nieplanowanych robót budowlanych części wspólnych budynków wspólnot mieszkaniowych.

§22
Zespół Obsługi Mieszkańców

Administracja Budynków

1. Do zakresu działania Administracji Budynków należy całokształt gospodarki lokalami mieszkalnymi i użytkowymi, a w szczególności:
   1. przygotowanie umów najmu, zamian lokali mieszkalnych,
   2. całościowa obsługa lokatorów,
   3. prowadzenie spraw eksmisji z lokali mieszkalnych i użytkowych,
   4. rozliczanie zużycia energii elektrycznej, wody i gazu w budynkach i lokalach użytkowych,
   5. prowadzenie całości dokumentacji dotyczącej spraw lokalowych,
   6. realizacja zadań związanych z zaopatrzeniem jednostki w artykuły biurowe i przemysłowe, prowadzenie ewidencji środków trwałych i nietrwałych, wyposażenia i odzieży roboczej.
2. Administracja Budynków podzielona jest na cztery rejony, których granice określa załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

Obsługa Techniczna

Do zakresu działań Obsługi Technicznej należy całokształt obsługi bieżącej budynków, kotłowni oraz urządzeń stałych w budynkach, a w szczególności:

1. usuwanie drobnych awarii i usterek zaistniałych w administrowanych budynkach,
2. obsługa bieżąca i konserwacja kotłowni oraz urządzeń stałych w budynkach,
3. kwalifikowanie do remontów oraz ustalanie zakresu i sposobu ich wykonania we współpracy z działem przygotowania i nadzoru budowlanego.

Zaopatrzenie

Do zakresu działań Zaopatrzenia należy zakup materiałów dla zapewnienia funkcjonowania zakładu oraz wykonywania konserwacji budynków.

Technik Budowlany

Do zakresu działań Technika Budowlanego należy:

1. prowadzenie dokumentacji komórek podległych zastępcy kierownika ds. technicznych,
2. typowanie budynków do przeprowadzenia konserwacji i nadzór nad tymi robotami,
3. prowadzenie książek obiektów,
4. kosztorysowanie.

§23
Zespół Finansowo-Księgowy

Do zakresu działania Zespołu Finansowo-Księgowego należy nadzór nad wszystkimi operacjami gospodarczymi, a w szczególności:

1. ewidencja i realizacja rachunków i faktur,
2. przyjmowanie wpłat czynszowych,
3. opracowanie sprawozdań statystycznych,
4. przygotowanie planów finansowych,
5. windykacja należności.

§24
Zespół Rozliczeń Wspólnot

Do zakresu działania Zespołu Rozliczeń Wspólnot należy:

1. organizacja zebrań wspólnot mieszkaniowych,
2. przygotowanie planów gospodarczych,
3. współpraca z zarządami wspólnot, właścicielami lokali mieszkalnych,
4. nadzór nad prowadzeniem ewidencji, dokumentacji i rozliczeń, rejestracją wspólnot, rozliczeniem finansowym wspólnot, realizacja uchwał,
5. rozliczanie zaliczek wspólnot mieszkaniowych,
6. rozliczanie przekazanych zaliczek dla wspólnot nieadministrowanych przez ZGL.

§25
Zespół Czynszy i Windykacji

Do zakresu działania Zespołu Czynszy i Windykacji należy:

1. naliczanie czynszy dla najemców lokali mieszkalnych i użytkowych,
2. prowadzenie spraw sądowych i komorniczych dot. Windykacji należności czynszowych,
3. wystawianie faktur dla najemców lokali użytkowych,
4. przygotowywanie sprawozdań z zakresu należności czynszowych.

§26

Zadania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz obrony cywilnej, obsługi prawnej są realizowane w formie prac zleconych instytucjom zewnętrznym.