Regulamin Organizacyjny Zakładu Gospodarki Lokalowej w Mikołowie

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§1

1. Regulamin organizacyjny określa wewnętrzną organizację i zadania Zakładu Gospodarki Lokalowej, tryb pracy, ogólne obowiązki i kompetencje kierownictwa oraz szczegółowe zadania wchodzących w jego skład komórek organizacyjnych.
2. Regulamin organizacyjny opracowano w oparciu o uchwałę nr 92/91 Rady Miejskiej w Mikołowie z dnia 21 maja 1991 r. oraz Statutu Zakładu Gospodarki Lokalowej.

§2

Zakład Gospodarki Lokalowej w Mikołowie działa na podstawie:

1. uchwały nr 92/91 Rady Miejskiej w Mikołowie z dnia 21 maja 1991 r. w sprawie powołania zakładów budżetowych,
2. Statutu Zakładu Gospodarki Lokalowej,
3. niniejszego regulaminu organizacyjnego.

§3

Zakład Gospodarki Lokalowej jest zakładem budżetowym podległym Zarządowi Miasta Mikołowa.

§4

1. Zadaniem Zakładu Gospodarki Lokalowej jest administrowanie gminnym zasobem lokalowym oraz przyległymi do nich terenami.
2. Do zadań Zakładu należy w szczególności:
   1. realizacja polityki mieszkaniowej gminy,
   2. prowadzenie całości spraw związanych z rozliczeniem lokali mieszkalnych,
   3. prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem lokali użytkowych,
   4. prowadzenie windykacji należności,
   5. dokonywanie okresowych przeglądów technicznych budynków i lokali mieszkalnych,
   6. ustalenie potrzeb remontowych,
   7. sporządzanie planów remontowych,
   8. zlecanie wykonawstwa robót remontowych,
   9. sprawowanie nadzoru nad remontami,
   10. dokonywanie odbioru robót,
   11. utrzymywanie w należytym stanie pomieszczeń ogólnego użytku, podwórek, chodników, terenów zielonych, śmietników,
   12. prowadzenie innych spraw związanych z administrowaniem, mieszkaniami i lokalami użytkowymi.

§5

1. Zakład Gospodarki Lokalowej prowadzi działalność na zasadach zakładu budżetowego.
2. Dla realizacji zadań, o których mowa w §4 Zakład Gospodarki Lokalowej dokonuje czynności faktycznych i prawnych w tym zakresie.
3. Finansowaniem regulują odrębne przepisy.

Rozdział II
Kierownictwo zakładu

§6

1. Zakładem Gospodarki Lokalowej kieruje oraz reprezentuje go na zewnątrz Kierownik Zakładu.
2. Kierownik Zakładu podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta Mikołowa.

§7

1. Kierownik Zakładu zarządza Zakładem, określa kierunki pracy Zakładu i wykonywania zadań na podstawie obowiązujących przepisów, zadań planowych oraz poleceń Burmistrza Mikołowa.
2. Kierownik Zakładu wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 przy pomocy Zastępcy Kierownika Zakładu ds. Technicznych oraz Głównego Księgowego.
3. Kierownika Zakładu w czasie jego nieobecności zastępuje Zastępca Kierownika Zakładu.

§8

1. Do Kierownika Zakładu należy podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć i decyzji zapewniających prawidłową pracę Zakładu, a w szczególności:
   1. zarządza całością pracy Zakładu,
   2. reguluje sprawy organizacyjne w ramach kompetencji wynikających z odpowiednich przepisów i regulaminów organizacyjnych,
   3. wydaje zarządzenia obowiązujące wszystkich pracowników Zakładu, decyzje i zarządzenia dotyczące całokształtu gospodarki Zakładu,
   4. ustala regulamin organizacyjny Zakładu,
   5. reguluje sprawy ze stosunku pracy oraz dyscypliny pracy pracowników Zakładu,
   6. zatwierdza wnioski do projektów planów i sprawozdań przedkładanych Burmistrzowi,
   7. dokonuje podziału zadań i środków na poszczególne komórki Zakładu,
   8. zawiera umowy o pracę oraz podejmuje decyzje wynikające ze stosunku pracy i dyscypliny pracy,
   9. reprezentuje Zakład wobec organów administracji państwowej i samorządowej oraz Sądów w zakresie zleconym przez Burmistrza.
2. Kierownik Zakładu wraz z Zastępcą Kierownika Zakładu i Głównym Księgowym ponoszą odpowiedzialność za sprawne wykonywanie zadań Zakładu oraz wytycznych i uchwał Rady Miejskiej i Burmistrza.

§9

1. Zastępca Kierownika Zakładu kieruje w imieniu Kierownika Zakładu określoną działalnością Zakładu oraz nadzoruje pracę podporządkowanych mu komórek organizacyjnych.
2. Zastępca Kierownika Zakładu ponosi pełną odpowiedzialność za realizację posiadanych uprawnień i kompetencji.
3. W czasie nieobecności Zastępcę Kierownika Zakładu zastępuje kierownik działu wyznaczany każdorazowo przez Kierownika Zakładu.

§10

1. Główny Księgowy prowadzi i koordynuje całokształt zagadnień ekonomiczno-finansowych Zakładu w zakresie:
   1. organizacja finansów i rachunkowości,
   2. wdrażania i doskonalenia wewnętrznego obiegu dokumentacji finansowej,
   3. kontroli wewnętrznej oraz ponosi odpowiedzialność za realizację zadań Zakładu w wyżej wymienionym zakresie.
2. Do obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności:
   1. prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
   2. prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami,
   3. analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostki,
   4. dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
      1. wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków,
      2. wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostki oraz ich zmiany,
      3. następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki stanowiących przedmiot księgowań,
   5. kierowanie pracą podległych komórek organizacyjnych oraz pracowników,
   6. opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności:
      1. zakładowego planu kont,
      2. obiegu dokumentów (dowodów księgowych),
      3. zasad przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.
3. Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności zastępuje jego Zastępca.

Rozdział III
Komórki organizacyjne

§11

1. W skład Zakładu Gospodarki Lokalowej wchodzą następujące komórki organizacyjne (samodzielne stanowiska pracy):
   1. Z-ca Kierownika Zakładu
   2. Główny Księgowy
   3. Dział Umów, Rozliczeń i Nadzoru
   4. Dział Gospodarki Zasobami Lokalowymi
   5. Dział Finansowo-Księgowy
   6. Sekretariat
   7. Kasa Główna
   8. Konserwatorzy

§12

1. Ustala się następujące podporządkowanie komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy:
   1. Kierownikowi Zakładu podlegają bezpośrednio:
      1. Z-ca Kierownika Zakładu
      2. Główny Księgowy
      3. Dział Gospodarki Zasobami Lokalowymi
      4. Sekretariat,
   2. Zastępcy Kierownika Zakładu podlegają:
      1. Dział Umów nadzoru i Rozliczeń
      2. Konserwatorzy,
   3. Głównemu Księgowemu podlegają:
      1. Dział Finansowo-Księgowy
      2. Kasa Główna.
2. Organizację strukturalną i sposób podporządkowania komórek i samodzielnych stanowisk pracy przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do regulaminu.

§13

1. W zależności od potrzeb zakładu mogą być tworzone inne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy.
2. Tworzenie dalszych komórek organizacyjnych Zakładu może nastąpić tylko w drodze zmiany regulaminu organizacyjnego.
3. Działem kieruje kierownik działu, lub wyznaczony koordynator.

Rozdział IV
Kierownictwo komórek zakładu

§14

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Zakładu kierują pracą tych komórek zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz decyzjami i poleceniami Kierownika Zakładu.
2. Do obowiązku kierownika komórki organizacyjnej Zakładu należy w szczególności:
   1. organizacja pracy komórki, zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy oraz nadzór nad terminowym załatwieniem spraw,
   2. merytoryczna i formalna ocena oraz wstępna aprobata projektów opracowań przedstawianych Kierownikowi Zakładu do zatwierdzenia i podpisu,
   3. właściwy pod względem fachowym dobór pracowników i ocena ich kwalifikacji,
   4. przestrzeganie oraz ogólny nadzór nad przestrzeganiem przez poszczególnych pracowników podstawowych obowiązków pracowniczych wynikających z obowiązujących przepisów ustawodawstwa pracy,
   5. wnioskowanie w sprawach wynikających ze stosunku pracy,
   6. opracowywanie zagadnień w zakresie działania komórki oraz dokonywanie niezbędnych usprawnień na kierowanym i nadzorowanym odcinku pracy.
3. Kierownika komórki organizacyjnej w razie jego nieobecności zastępuje wyznaczony przez Kierownika Zakładu (Zastępcę) jeden z pracowników komórki.

Rozdział V
Tryb pracy komórek zakładu

§15

1. W systemie pracy Zakładu obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa, zgodnie z którą pracą każdej komórki organizacyjnej kieruje jeden kierownik, a każdy pracownik podlega tylko jednemu zwierzchnikowi, od którego otrzymuje polecenia i przed którym odpowiada za wykonanie powierzonych zadań.
2. Do pracowników Zakładu w zakresie ich praw i obowiązków stosuje się przepisy ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych.

§16

Zarządzenia i decyzje o podstawowym znaczeniu dla Zakładu wydaje i podpisuje Kierownik Zakładu, a w przypadku jego nieobecności jego Zastępca.

§17

1. Komórka organizacyjna właściwa pod względem przedmiotowym w danej sprawie jest obowiązana do jej ostatecznego załatwienia.
2. W przypadku gdy sprawa dotyczy zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, właściwą (wiodącą) do jej załatwienia jest ta komórka, której zakres działania przeważa w danej sprawie lub do której zakresu działania sprawa jest najbardziej zbliżona.
3. Wszystkie komórki organizacyjne Zakładu są zobowiązane do wzajemnej współpracy.

Rozdział VI
Wspólny zakres działania oraz podstawowe zadania komórek organizacyjnych

§18

Do wspólnego zakresu działania komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1. przygotowywanie planów, norm, wytycznych oraz sporządzanie analiz i wniosków niezbędnych dla Kierownika Zakładu,
2. opracowywanie zagadnień związanych z przygotowaniem Zakładu do potrzeb obrony państwa oraz do pracy w warunkach szczególnych,
3. sporządzanie sprawozdawczości statystycznej,
4. analiza wystąpień pokontrolnych organów kontroli i innych organów państwowej kontroli zewnętrznej oraz przygotowywanie wyjaśnień, bądź udzielania odpowiedzi w przedmiocie tych wystąpień, jak również realizacja wniosków pokontrolnych,
5. zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej,
6. wnioskowanie zmian do przepisów, prowadzenie aktualnego zbioru przepisów służbowych.

§19
Dział Gospodarki Zasobami Lokalowymi

Do zakresu działania Działu Gospodarki Zasobami Lokalowymi należy całokształt gospodarki lokalami mieszkalnymi i użytkowymi, a w szczególności:

1. przygotowanie umów najmu , zamiany i przepisu lokalu mieszkalnego i użytkowego,

2. całościowa obsługa lokatorów,

3. prowadzenie spraw eksmisji z lokali mieszkalnych - komunalnych, spółdzielczych, zakładowych i prywatnych,

4. rozliczanie zużycia energii elektrycznej, wody i gazu w budynkach komunalnych i lokalach użytkowych,

5. prowadzenie całości dokumentacji dotyczącej spraw lokalowych,

6. przygotowanie umów dla właścicieli mieszkań,

7. prowadzenie całości dokumentacji dotyczącej wspólnot mieszkaniowych.

§20
Konserwatorzy

Do zakresu działań Działu Konserwatorów należy całokształt obsługi bieżącej budynków, kotłowni oraz urządzeń stałych w budynkach, a w szczególności:

1. usuwanie drobnych awarii i usterek zaistniałych w administrowanych budynkach,
2. obsługa bieżąca i konserwacja kotłowni oraz urządzeń stałych w budynkach,
3. kwalifikowanie do remontów oraz ustalanie zakresu i sposobu ich wykonania we współpracy z działem przygotowania i nadzoru budowlanego.

§21
Dział Umów, Nadzoru i Rozliczeń

Do zakresu działania Działu Umów, Nadzoru i Rozliczeń należy całokształt spraw związanych z ewidencją budynków, ich stanem technicznym, remontami i nadzorem nad nimi, a w szczególności:

1. stały przegląd budynków pod względem stanu technicznego i bieżącego utrzymania,
2. przyjmowanie i wyjaśnianie interwencji lokatorów w zakresie stanu technicznego i bieżącego utrzymania budynków,
3. prowadzenie ewidencji budynków mieszkalnych i użytkowych,
4. kwalifikowanie obiektów do remontu,
5. kwalifikowanie remontów bieżących, średnich, kapitalnych,
6. nadzór nad prowadzonymi remontami,
7. sporządzanie umów na roboty budowano-montażowe z zachowaniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych,
8. sprawdzanie kosztorysów,
9. kwalifikowanie poszczególnych robót do dowartościowania budynków mieszkalnych łącznie z wystawieniem druków PT/OT,
10. przed przystąpieniem do robót budowlanych na budynkach otrzymać zgodę wspólnot mieszkaniowych.

§22
Sekretariat

Do zakresu działania Sekretariatu należy obsługa sekretarska kierownictwa Zakładu, ewidencja korespondencji, przedmiotów nietrwałych, a także spraw pracowniczych pracowników Zakładu, a w szczególności:

1. obsługa sekretariatu,
2. przyjmowanie interesantów i rozmów telefonicznych,
3. obsługa maszyn biurowych,
4. prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
5. prowadzenie spraw pracowniczych, w tym:
   1. sporządzanie umów o pracę,
   2. prowadzenie ewidencji i akt osobowych zatrudnionych pracowników,
   3. sprawy dyscypliny pracy,
   4. zagadnienia zatrudnienia i sprawozdawczości w tym zakresie,
   5. świadczenia pracownicze,
6. prowadzenie zbioru aktualnych przepisów ustawodawstwa pracy oraz załatwianie skarg i wniosków.

§23
Dział Finansowo-Księgowy

Do zakresu działania Działu Finansowo-Księgowego należy nadzór nad wszystkimi operacjami gospodarczymi, a w szczególności:

1. wstępna kontrola umów,
2. ewidencja i realizacja rachunków i faktur,
3. przyjmowanie wpłat czynszowych,
4. opracowywanie sprawozdań statystycznych,
5. przygotowywanie planów finansowych,
6. opracowywanie wniosków o dotację,
7. rozliczanie zaliczek wspólnot mieszkaniowych,
8. windykacja należności.

§24

Zadania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz obrony cywilnej są realizowane w formie prac zleconych instytucjom zewnętrznym.