Zarządzenie nr 1091/60/2010 burmistrza Mikołowa z dnia 1.03.2010 w sprawie ustanowienia procedur przechowywania dokumentacji dla projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007÷2013

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. nr 142, poz. 1591 z 2001 r. z późniejszymi zmianami), art. 90 ust. 1a) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, burmistrz Mikołowa zarządza:

§1

Ustanawiam procedury przechowywania dokumentacji dla projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007÷2013.

§2

1. Zobowiązuje się naczelnika Wydziału Rozwoju Miasta do zapewnienia przechowywania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL 2007-2013), zwanych dalej projektami, zgodnie z przepisami Instytucji Pośredniczącej zawartymi w podpisanych przez gminę Mikołów umowach o dofinansowanie, do dnia 31 grudnia 2020 r., a w przypadku zmiany tego terminu przez Instytucję Pośredniczącą - do terminu przez nią wskazanego.
2. Dokumentami, o których mowa w ust. 1 są w szczególności:
   1. dokumenty związane z personelem zarządzającym, np.:
      1. umowa zlecenie / o dzieło;
      2. rachunki;
      3. polecenia służbowe;
      4. oświadczenia o zachowaniu tajemnicy;
      5. upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
      6. rozliczenia osób zatrudnionych w projekcie (karty pracy),
   2. dokumenty związane z promocją i informacją, np.:
      1. materiały promocyjne;
      2. ulotki, plakaty;
      3. artykuły, ogłoszenia prasowe,
   3. dokumenty związane z ewaluacją i monitoringiem, np.:
      1. ankiety, kwestionariusze osobowe;
      2. notatki, raporty,
   4. dokumenty związane z rekrutacją uczestników, np.:
      1. ankiety zgłaszające, kwalifikujące;
      2. deklaracje uczestnictwa w projekcie;
      3. oświadczenia o przetwarzaniu danych osobowych,
   5. dokumenty związane ze szkoleniami, dodatkowymi zajęciami, np.:
      1. harmonogramy, dzienniki zajęć;
      2. listy obecności,
   6. umowy z wykładowcami, trenerami, prowadzącymi zajęcia;
   7. umowy, korespondencja z wykonawcami (usługi zlecone) oraz Instytucją Pośredniczącą - Samorządem Województwa Śląskiego;
   8. wszelkie dokumenty wymagane jako załączniki do wniosku o dofinansowanie projektu oraz jako załączniki do umowy o dofinansowanie projektu;
   9. protokoły zdawczo-odbiorcze;
   10. umowy z wykonawcami robót;
   11. dokumenty finansowe np.: faktury, rachunki, przelewy.
3. Zobowiązuje się naczelnika Wydziału Rozwoju Miasta do poinformowania naczelników / kierowników wymienionych w §3 o zmianie terminu, o którym mowa w §2 ust. 1.

§3

1. Na czas realizacji projektów dokumenty, o których mowa w §2 ust. 2 pkt. 1-11, będą przechowywane w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Mikołów oraz w jednostkach i zakładach budżetowych odpowiedzialnych za wdrożenie projektów.
2. Po zakończeniu realizacji każdego z projektów zobowiązuje się naczelników / kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Mikołów oraz jednostek i zakładów budżetowych do spowodowania przekazywania dokumentów określonych w §2 ust. 2 pkt. 1-11 przez podległych pracowników do Wydziału Rozwoju Miasta.

§4

Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikowi Wydziału Rozwoju Miasta.

§5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

Powrót do pozostałych zarządzeń