Zarządzenie nr 188/125/2011 burmistrza Mikołowa z dnia 11.04.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. nr 142, poz. 1591 z 2001 r. z późniejszymi zmianami) oraz §1 ust. 3, §2 ust. 2 i 3 oraz §5 ust. 3 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67), burmistrz Mikołowa zarządza:

§1

1. Stosowanie w Urzędzie Miasta Mikołowa, w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją przepisów określonych w:
   1. instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67), zwanego dalej "Rozporządzeniem";
   2. jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 2 do Rozporządzenia;
   3. instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozporządzenia.
2. Stosowanie w Urzędzie Miasta Mikołowa, w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją przepisów tradycyjnego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych do dnia 31 grudnia 2011 roku.
3. Stosowanie do znakowania spraw skrótów nazwy komórki organizacyjnej, określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Mikołowa. Jeżeli w symbolu komórki występuje znak "." kropki należy go zastąpić znakiem "-" myślnika.

§2

1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych wyznaczam jako koordynatora czynności kancelaryjnych kierownika Biura Kadr i Archiwum Zakładowego.
2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy:
   1. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
   2. udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw;
   3. współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją;
   4. podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwianych spraw.

§3

1. Zatwierdzam wykaz dodatkowych klas dokumentacji, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia.
2. Zatwierdzam wykaz grup spraw, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.
3. Dalsze propozycje ustanowienia nowych klas dokumentacji oraz grup spraw należy zgłaszać koordynatorowi czynności kancelaryjnych do uzgodnienia.
4. Kierownik komórki organizacyjnej stosuje klasy lub grupy po uzgodnieniu z koordynatorem.
5. Kolejne wykazy dodatkowych klas i grup spraw będą publikowane w formie zarządzenia z częstością zależną od ilości wprowadzanych klas i grup, nie częściej niż raz w kwartale.

§4

Zobowiązuję kierownika Biura Informatyki do dostosowania do wymogów Rozporządzenia oraz do rozbudowy systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (INTRADOK) w celu rozpoczęcia wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją począwszy od 1 stycznia 2012 roku.

§5

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam sekretarzowi miasta Mikołowa.

§6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 188/125/2011

Załącznik można pobrać ze strony w formacie  PDF (64 KB).

Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 188/125/2011

Załącznik można pobrać ze strony w formacie  PDF (86 KB).

Powrót do pozostałych zarządzeń